Reutlingen – Handwerksbetriebe in der Region bekommen mehr Klarheit bei der E-Rechnung. Die Handwerkskammer Reutlingen teilte mit, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2026 Fragen zur praktischen Umsetzung beantwortet hat. Die neuen Regeln für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gelten seit dem 1. Januar 2025, die Umstellung läuft aber schrittweise.
Was grundsätzlich gilt
Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung als PDF-Datei. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, verschickt und entgegengenommen, damit sie sich elektronisch weiterverarbeiten lässt. Zugelassen sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken. Mit Einverständnis des Empfängers sind außerdem noch andere elektronische Formate wie PDF möglich. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für Betriebe verpflichtend, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Wer im Vorjahr bis einschließlich 800.000 Euro umgesetzt hat, kann die Übergangsregelung ein weiteres Jahr nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im Geschäft untereinander (B2B). Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin zum Beispiel als PDF erstellt werden.
Ausnahmen gibt es unter anderem für bestimmte steuerfreie Umsätze, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.
Was das BMF für die Praxis klärt
Für Handwerksbetriebe nennt die Kammer mehrere Punkte aus dem Schreiben.
Bauleistungen: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss nicht jede Einzelposition enthalten. Bei Bauleistungen genügt derzeit, dort die einzelnen Gewerke mit ihren Summen aufzuführen. Die genaue Aufteilung nach Leistungsverzeichnis liegt dann als lesbare, eingebettete Anlage bei, auf die der strukturierte Teil eindeutig verweist. Das Leistungsverzeichnis kann zusätzlich als strukturierte Datei, etwa im GAEB-Format, mitgeschickt werden.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen: Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Ausstellung. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die ein Betrieb vor Beginn seiner E-Rechnungspflicht ausgestellt hat, muss er nicht nachträglich elektronisch übermitteln. Das gilt selbst dann, wenn die Leistung oder die Zahlung erst später folgt.
Leistungsbeschreibung: Im strukturierten Teil muss die Leistung genau genug und nachvollziehbar beschrieben sein, also mit Art, Umfang und Gehalt der Leistung und gegebenenfalls dem Ort. Detailangaben wie Stundennachweise können in einer eingebetteten Anlage folgen.
Rabatte und Skonti: Wurden Boni, Skonti oder Rabatte vereinbart, ist ihr genauer Betrag zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung aber noch offen, muss die Rechnung auf diese Vereinbarung verweisen. Ein allgemeiner Verweis auf eine schriftliche Vereinbarung genügt, sofern sich diese kurzfristig vorlegen und kontrollieren lässt.
Berichtigungen: Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch eine Korrektur elektronisch erfolgen. Aus der ursprünglichen Rechnung und der Berichtigung zusammen muss sich eindeutig ergeben, welche Angaben steuerlich gelten.
Technische Fehler: Eine Datei mit einem sogenannten Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, kann umsatzsteuerlich trotzdem als E-Rechnung gelten. Entscheidend ist, dass die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig vorhanden sind. Technische Prüfmeldungen allein sind daher nicht ausschlaggebend dafür, ob eine Rechnung steuerlich in Ordnung ist und ob Vorsteuer abgezogen werden darf.
Was Betriebe jetzt tun sollten
Trotz der Erleichterungen rät die Kammer, die Umstellung aktiv anzugehen. Betriebe sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen schon jetzt empfangen und verarbeiten können. Sie sollten außerdem früh klären, welches Format und welche Software zu ihnen passen, und offene Fragen mit Steuerberater und IT-Dienstleister besprechen. Bei Bauleistungen empfiehlt die Kammer, Leistungsverzeichnisse und weitere Anlagen korrekt einzubinden und zu referenzieren. Die für den eigenen Betrieb geltenden Übergangsfristen sollten sie im Blick behalten.
Die Kammer weist darauf hin, dass eine fehlende vorgeschriebene E-Rechnung bislang kein Bußgeld nach sich zieht. Trotzdem sollten Betriebe die Pflicht ernst nehmen: Rechnungsempfänger haben grundsätzlich zivilrechtlich Anspruch auf eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Beim Vorsteuerabzug aus einer Rechnung in anderem Format kann es zudem zu Unsicherheiten kommen. Die Klarstellungen geben der Praxis an einigen Stellen mehr Spielraum. Unternehmen sollten sich dennoch frühzeitig auf die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Zusammengefasst
- Empfang von E-Rechnungen: seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für inländische Unternehmen
- Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen weiter möglich, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Einverständnis des Empfängers
- Ab dem 1. Januar 2027: E-Rechnung grundsätzlich Pflicht bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro
- Ab dem 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft
- Kleinbetragsrechnungen: Ausnahme bis 250 Euro
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026
- Weitere Informationen: Zentralverband des Deutschen Handwerks, Elektronische Rechnung
Umfeld
Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums gelten Rechnungen, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, seit dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnung“. Dazu gehören Papierrechnungen ebenso wie Rechnungen in einem unstrukturierten elektronischen Format. Die Regeln greifen nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen. Bei Rechnungen an Endverbraucher gelten sie deshalb nicht.
Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts muss angegeben werden, sofern sie nicht schon im Entgelt steckt. Darf ein Betrieb noch eine sonstige Rechnung ausstellen, bleibt sie für den Vorsteuerabzug ordnungsmäßig. Muss er eine E-Rechnung ausstellen und schickt stattdessen eine sonstige Rechnung, berechtigt diese dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Welcher Rechnungstyp sich für einzelne häufige Korrekturfälle eignet, bleibt aus technischer Sicht bislang offen.
Sichtweise
Besonders Bauhandwerker dürften die Lösung mit der eingebetteten Anlage als Entlastung empfinden, weil sie nicht jede Position in die strukturierten Daten übertragen müssen. Der Hinweis der Kammer auf die zivilrechtlichen Ansprüche der Rechnungsempfänger ist ernst zu nehmen, auch wenn ein Bußgeld bislang nicht droht. Wer auf die Fristen wartet, riskiert Ärger mit Kunden.